Все предприятия, проходящие через процедуру ликвидации либо банкротства, к моменту завершения сталкиваются с проблемой сдачи документов, подлежащих обязательному хранению, в государственный архив.

В данной статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив. Как правило, переформировываются и оформляются дела в соответствии с нормативными требованиями.

Документы на хранение принимаются сформированными в дела. Документы формируются в дела по видам документов и  располагаются в хронологической последовательности (по датам – более ранний документ сверху (напр. 2000 г.), последний снизу (напр. 2011г.). В каждом деле перед документами помещается чистый лист бумаги, за документами – лист-заверитель дела. Дела, передаваемые на хранение, подлежат полному оформлению.

Порядок оформления дела:

• дела подшиваются в четыре прокола нитками в чистую картонную папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов и дат. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются;
• листы в деле нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Лист-заверитель дела, а так же первый чистый лист не нумеруются;
• составляется лист-заверитель дела и помещается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются только количество пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
• оформляется обложка дел согласно. На обложке дела указывается:

наименование организации (полное и сокращенное, согласно свидетельства о государственной регистрации), если были переименования —указать все.

• личные дела, передаваемые на хранение, оформляются в соответствии с «Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников», утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству от 03.2004 № 2;
• личные карточки уволенных работников (ф.Т-2) раскладываются в алфавитном порядке.

Прием дел в архив осуществляется по описям дел постоянного хранения и по личному составу. В случае небольшого количества дел (до 15 дел), передаваемых на хранение в архив, их прием может осуществляться по одной описи, в которую включаются документы как постоянного хранения, так и по личному составу. В случае передачи на хранение свыше 15 дел оформляется две описи: опись № 1 дел постоянного хранения и опись № 2 дел по личному составу

В опись включаются только имеющиеся в наличии сформированные, оформленные и прошитые (переплетенные) дела. Заголовки дел вносятся в соответствии со сроками хранения:  сначала – постоянного срока хранения, затем  — по личному составу. Формулировки заголовков дел, включаемых в опись, приведены в прилагаемом Перечне (образец описи Приложение 6). К описи составляется историко-архивная справка (Приложение 4)  и титульный лист (Приложение 5). В историко-архивной справке отражаются в хронологической последовательности: дата создания и регистрации организации, перерегистрация, регистрация изменений и дополнений, вносимых в устав; указываются задачи и функции организации (заимствуются из устава); причина, основание и дата ликвидации (решение о ликвидации).

Опись дел постоянного хранения и по личному составу составляется в 3-х экземплярах, текст описи предоставляется только в печатной форме (на  компьютере либо на печатной машинке). Каждый экземпляр описи прошивается нитками в отдельную чистую картонную папку в четыре прокола в следующей последовательности: чистый лист бумаги, историко-архивная справка, титульный лист, опись дел, лист-заверитель описи. На обложку каждого экземпляра описи дел наклеить оформленные на компьютере реквизиты обложки описи дел (Приложение 3).

Оформленные дела передаются в архив в картонных архивных коробках. Заказать архивные коробки можно в ОАО МПТК «Верас» по адресу: ул. Левкова, 9, г. Минск, т. 222-15-20, 222-15-10 и в магазине «Методическая книга» по адресу: ул. Берута, 22/1, г. Минск, телефон 252-60-88. При оформлении заказа указывать – «Архивная коробка № 7» .